Assistante de bureau

L'équipe de coordination de Cybastion assure le fonctionnement quotidien de notre siège social pour le personnel, les clients et les délégations en visite. Le rôle d'Assistant Office est responsable de cette première ligne- de la gestion des fournitures et des fournisseurs à l'accueil des invités et au soutien des réunions au cours desquelles notre travail est effectué - et constitue la première impression de Cybastion pour tous ceux qui franchissent nos portes...

Ce qu'est ce rôle et ce qu'il ne l'est pas.Il ne s’agit pas d’un travail de classement en back-office. Il s'agit d'un rôle concret et visible au centre d'un QG occupé. La bonne personne est suffisamment proactive pour prévenir les problèmes avant qu’ils ne surviennent et suffisamment aimable pour que chaque visiteur se sente le bienvenu.

Ce que vous construirez

• Maintenir l'inventaire des fournitures de bureau et réorganiser si nécessaire (fournitures d'imprimante, articles de cuisine, matériel de bureau), en gardant le bureau organisé, professionnel et entièrement approvisionné.
• Coordonner avec les fournisseurs pour les besoins et les livraisons du bureau, et surveiller et signaler les besoins de maintenance.
• Accueillez les visiteurs et dirigez-les de manière appropriée, répondez au téléphone du bureau et acheminez les messages, et gérez la connexion des visiteurs et l'accès au bureau.
• Fournir une excellente première impression aux invités et aux délégations, notamment en soutenant les sessions de formation avec la préparation du matériel et la coordination des pauses.
• Réservez les salles de réunion et assurez une configuration appropriée (audiovisuel, sièges, matériel), coordonnez les commandes de restauration et assurez-vous que les espaces de réunion sont propres et prêts.
• Soutenir l'équipe de coordination dans le classement, la copie, la numérisation, la distribution du courrier et le suivi des colis, et effectuer les courses locales selon les besoins (ramassage des fournitures, dépôt à l'ambassade des documents de visa).
• Sur place, 5 jours par semaine, avec des heures tôt/tard occasionnelles en fonction des horaires des réunions ; nécessite la capacité de soulever et de déplacer des fournitures de bureau et du matériel de réunion et de faire des courses locales.

Qui nous recherchons

Adéquation culturelle non négociable :Un état d’esprit hospitalier d’abord, des compétences administratives ensuite. Vous créez une expérience fluide et professionnelle pour le personnel et les visiteurs, restez calme sous pression et trouvez des solutions de manière indépendante avant de les escalader.

Le candidat idéal est proactif, calme sous pression et possède un bon esprit d'équipe qui soutient l'équipe de coordination et les autres départements selon les besoins. Ils sont bilingues, parlent couramment l'anglais et le français (parlés et écrits) et apportent 1 à 3 ans d'expérience dans l'administration de bureau, la réception ou le service client, idéalement dans un environnement de bureau d'entreprise ou dans le service client. Une maîtrise de base de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel), de solides compétences organisationnelles et une attention aux détails, ainsi qu'un style de communication professionnel et convivial complètent le profil, ainsi que la ponctualité, la fiabilité et la familiarité avec l'équipement de bureau et le dépannage de base.